Privacy beleid

In het kader van de privacywetgeving (AVG) dienen we zeer zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van onze gemeenteleden. Het is door de wetgever duidelijk gemaakt dat ook binnen de kerkgenootschappen dit onderwerp serieus genomen dient te worden. Als kerkenraad willen en dienen we daar gehoor aanhoor aan te geven en hebben dit verwoord in onze Privacyverklaring, zoals deze ook op onze website is terug te lezen.

Door gemeenteleden kan uitvoering van deze wetgeving soms als beknottend worden ervaren, het staat de saamhorigheid, de uitvoering van het pastorale werk in de weg.

In samenspraak met de PKN, in lijn met wat de wetgever heeft bepaald heeft de kerkenraad richtlijnen opgesteld om duidelijkheid te geven hoe in praktische zin om te gaan met de AVG.

Gemeenteleden hebben, net zoals kerkenraadsleden, hun (wettelijke)verantwoordelijkheid. Informatie met een ‘gerechtvaardigd belang’ voor ‘gerechtvaardigde activiteiten’ die wordt verspreid onder gemeenteleden dienen vertrouwelijk binnen de gemeente te blijven.

Het is deze benadering van de wetgever die ons ruimte biedt om enerzijds de wet te kunnen naleven en anderzijds om een kerkelijke gemeente te kunnen zijn.

Onder persoonsgegevens wordt verstaan: Alle informatie die te herleiden is, direct of indirect, tot een of meer personen, dus ook telefoonnummers, postcodes, of bepaalde persoonskenmerken als beeldmateriaal van personen.

Het verkrijgen van toestemming.

Om persoonsgegevens van gemeenteleden aan gemeenteleden te mogen verstrekken worden voor kerkelijke gemeenten twee mogelijkheden geboden.

Een ‘omgekeerde toestemmingsverkrijging’ in de vorm van dat we ervan uitgaan dat persoonsgegevens verstrekt mogen worden, maar dat eenieder de mogelijkheid heeft om dit te voorkomen door de toestemming in te trekken, is niet toegestaan.

Het gebruikmaken van de tweede mogelijkheid, ‘het verkrijgen van toestemming’, de zgn. toestemmingsgrondslag, willen we zo min mogelijk gebruiken om de volgende redenen.  Een verkrijging van toestemming moet vrij en expliciet zijn gegeven, er moet bewijs kunnen worden geleverd dat de toestemming gegeven is en dat het afgesproken doel waarvoor de toestemming is gegeven vooraf en specifiek is genoemd. Eenmaal gekozen om ‘toestemming’ als grondslag te gebruiken, dan kunnen we niet meer terugvallen op de grondslag van ‘gerechtvaardigd belang’ voor een ‘gerechtvaardigde activiteit.

Note: Onder persoonsgegevens wordt verstaan: Alle informatie die te herleiden is, direct of indirect, tot een of meer personen, dus ook telefoonnummers, postcodes, of bepaalde persoonskenmerken als beeldmateriaal van personen.

Berichtgevingen

Van eerste belang bij het geven van welke informatie dan ook die betrekking hebben op persoonsgegevens, is dat alleen die berichtgevingen worden gedaan die een ‘gerechtvaardigd belang’ dienen over ‘gerechtvaardigde activiteiten’ zoals deze zijn beschreven in onze privacyverklaring en vermeld staat op deze website.

‘Actuele’ berichten

Berichtgevingen als gedaan tijdens de afkondigingen, de eredienst of in het gebed en ook de berichten in de Actueel zijn ook voor niet-gemeenteleden toegankelijk. Gasten, luisteraars via internet of opnames zouden daardoor persoonlijke informatie kunnen ontvangen die, ook voor niet-gemeenteleden, kan leiden tot de persoon zelf. Dit wordt binnen de AVG niet toegestaan.

Richtlijn 1: In de afkondigingen, tijdens de dienst, in het gebed en in de Actueel worden, bij berichten die een ‘gerechtvaardigd belang’ dienen, alleen het geslacht, de voornamen of initialen en de familienaam genoemd.

Periodieke berichten

In de Dienstregeling worden persoonlijke gegevens vermeld. We kunnen hierbij denken aan praktische berichtgevingen als verhuizing, nieuw ingekomenen, vertrekkende, maar ook berichten voor medeleven, bezoek of gebed aan of voor onze zieken, bij geboorte, overlijden en andere belangrijke gebeurtenissen binnen onze gemeente.

De verspreiding van de Dienstregeling wordt gedaan onder gemeenteleden en enkele andere betrokken personen, ex-gemeenteleden. Door de PKN wordt, in het licht van de AVG, geadviseerd dat de verspreiding van het kerkblad, waarin persoonsgegevens worden vermeld alleen te verspreiden onder eigen doop- en belijdende leden. Het zijn deze leden die ingevolge van de Kerkorde geheimhoudingsplicht hebben jegens niet-gemeenteleden. Bij verspreiding van de persoonsgegevens door gemeenteleden aan niet-gemeenteleden zou de wet door deze gemeenteleden worden overtreden daar er geen ‘gerechtvaardigd belang’ wordt gediend.

Om de Dienstregeling ook aan niet-gemeenteleden toe te sturen is er toestemming nodig van alle gemeenteleden die in het blad genoemd (kunnen) worden. Uiteraard is dit niet haalbaar.

Verder mag alleen informatie over gemeenteleden worden verstrekt over gemeenteleden waar we ‘regelmatig contact mee onderhouden’.

Richtlijn 2: In het licht van ‘gerechtvaardigde belangen’ mogen in de Dienstregeling namen, adresgegevens en persoonlijke informatie worden gedeeld van en over gemeenteleden waar we regelmatig contact mee hebben om zo ook ‘gerechtvaardigde activiteiten’ te kunnen verrichten.

Richtlijn 3: Verspreiding van de Dienstregeling en andere informatie welk zijn voorzien van persoonsgegevens mag alleen onder eigen doop-en belijdende leden van onze gemeente worden gedaan. Uitzondering aan ex-predikanten wordt in de wet niet voorzien, doch indien dit een ‘gerechtvaardigd belang’ dient om een ‘gerechtvaardigde activiteit’ te kunnen verrichten is dit naar mening van de kerkenraad verdedigbaar. Een verklaring van de verkrijger van deze informatie wordt gevraagd waarin hij de geheimhoudingplicht, zoals ook gemeenteleden hebben, erkend.

Informatie - Presentatie

Naast berichtgevingen in de Actueel en Dienstregeling presenteert onze gemeente zich naar buiten via de website www.driestwegkerk.nl. Juist dit medium geniet onder een breed publiek een hoge waardering om informatie te zoeken in de verwachting deze op maat te verkrijgen. Daarnaast is een website een methode om activiteiten en gebeurtenissen in beeld te verslaan. Hierbij valt te denken aan de startzondag, jeugddagen, feestdagen.

Het publiekelijk toegankelijke karakter van een website dwingt ons, mede in het kader van privacywetgeving, tot het voorkomen dat persoonsgegevens op dit publieke kanaal worden vermeld.

Nu ook ‘Kerk in Beeld’ tot de mogelijkheden voor het verkrijgen van informatie en het meebeleven van diensten en andere gebeurtenissen behoort, is het van groots belang om hierbij zeer zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens die via deze media kunnen worden verstrekt.

De AVG is duidelijk in haar wetgeving. Op geen enkele wijze mogen persoonsgegevens (dus ook geen beeldmateriaal) via deze media worden verspreid zonder dat de persoon in kwestie daarvan op de hoogte is dan wel expliciete toestemming daarvoor heeft gegeven.

Website, mijndriestwegkerk.nl

Voor de website wordt een afgeschermd gedeelte binnen de website opgezet. Toegang voor dit gedeelte van de website is alleen voor gemeenteleden middels het beheer van gebruikersnaam en wachtwoord die alleen bij de betreffende persoon bekend is.

Richtlijn 4: Op het publieke gedeelte van de website wordt alleen algemene informatie weergegeven. Zo mogen namen, (email) adressen en of beeldmateriaal die kunnen leiden naar personen, op geen enkele wijze worden genoemd. Bij diensten van predikanten of voorgangers mogen de namen wel worden genoemd, gelet op zijn of haar professionele status en het daaraan gekoppelde ‘gerechtvaardigde belang’ van de gemeente. Het wordt de predikant aangeboden dat de naam niet wordt genoemd op dit gedeelte van de website.

Richtlijn 5: Op het afgeschermde gedeelte van de website mogen persoonsgegevens alleen dan worden verstrekt als deze een ‘gerechtvaardigd belang’ van een ‘gerechtvaardigde activiteit’ dient. Ieder persoon heeft het recht om zijn persoonsgegevens van dit gedeelte van de website onmiddellijk te laten verwijderen. Een verzoek tot verwijdering van deze persoonsgegevens moeten eenvoudig en toegankelijk door de betreffende persoon kunnen worden gedaan.

Kerk in Beeld

Het moet iedere bezoek(st)er van een bijeenkomst, eredienst of andere activiteit onmiskenbaar duidelijk zijn of worden indien er beeld of geluidopnames tijdens de bijeenkomst worden gemaakt.

Ook moet het de bezoek(st)er een plaats geboden worden om tijdens de bijeenkomst uit beeld te kunnen blijven.

Richtlijn 6: Het inzoomen op personen tijdens het maken van beeldmateriaal is alleen dan gerechtvaardigd als het van belang is voor de gerechtvaardigde activiteit. Terughoudendheid is hierbij een hoofdregel. Ook hier geldt de regel dat de opname alleen dan is toegestaan als het een ‘gerechtvaardigd belang’ dient.

Richtlijn 7: Het kenbaar maken van de mogelijkheid tot beeldopnames wordt op de algemene website, bij de entree van de kerkzaal en indien van toepassing op de liturgie vermeld. Bij (bijzondere) diensten wordt indien van toepassing dit zo mogelijk ook tijdens de afkondigingen vermeld.

Richtlijn 8: Het wordt de bezoek(st)er zo mogelijk een plaats geboden die buiten het beeld van de opname blijft.